RODO w praktyce.

Od momentu wejścia w życie przepisów RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, minęło już kilka lat, a temat wciąż pozostaje aktualny. Wiele organizacji skutecznie wdrożyło polityki zabezpieczania danych cyfrowych: korzystamy z haseł, szyfrowania, certyfikatów SSL
i procedur autoryzacji. Jednak znacznie rzadziej mówi się o tym, że RODO obejmuje również dane osobowe przechowywane w tradycyjnej,
papierowej formie.
A przecież to właśnie teczki osobowe, formularze rekrutacyjne, wnioski, akta pracownicze czy dokumentacja medyczna nadal bardzo często funkcjonują
w fizycznym obiegu. Ich niewłaściwe przechowywanie może skutkować naruszeniem przepisów – a w efekcie, poważnymi konsekwencjami prawnymi
i finansowymi.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czego dotyczy RODO?
• Co grozi za błędy w przechowywaniu dokumentów papierowych?
• Jakie są najczęściej popełniane błędy w firmach i instytucjach?
• Jak zabezpieczyć dokumenty fizyczne zgodnie z RODO?
• Jakie meble wspierają zgodność z RODO?
• Czy szuflada w biurku wystarczy?
• Jak zorganizować biuro zgodnie z RODO?
• Jaka jest zgodność z RODO w zakresie dokumentów papierowych?

Czego dotyczy RODO?

RODO nie dotyczy tylko komputerów – także szuflad i półek.
Rozporządzenie RODO jasno definiuje, że każda forma danych osobowych – niezależnie od ich nośnika – musi być chroniona.
To oznacza, że zarówno pliki cyfrowe, jak i wydruki z danymi muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym.
W praktyce jednak, w wielu firmach dokumenty papierowe bywają bagatelizowane. Teczki z danymi klientów leżą otwarte na biurkach, formularze są przechowywane w kartonach pod regałem, a klucz do szafki z aktami znajduje się… w szufladzie obok. Takie sytuacje mogą wydawać się niegroźne,
ale z punktu widzenia przepisów stanowią poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa.

Co grozi za błędy w przechowywaniu dokumentów papierowych?

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) nie ogranicza swoich kontroli wyłącznie do systemów informatycznych.
Kontrolerzy oceniają również sposób zabezpieczenia dokumentacji papierowej. Jeśli stwierdzą, że dokumenty z danymi osobowymi są dostępne
dla osób postronnych – nawet chwilowo – może to być uznane za naruszenie.
W zależności od skali uchybienia, konsekwencje mogą obejmować:

• formalne upomnienie,
• nakaz wdrożenia środków naprawczych,
• a w skrajnych przypadkach – kara pieniężna w wysokości do 10 mln euro lub 2%
  rocznego obrotu firmy.

Nie trzeba mieć wycieku danych ani złośliwego ataku, by narazić się na sankcje. Wystarczy, że np. osoba postronna sfotografuje dane wrażliwe leżące
na biurku lub że dokumentacja medyczna zostanie przypadkowo udostępniona nieodpowiedniemu pracownikowi.

Najczęstsze błędy w firmach i instytucjach.

Z doświadczenia audytorów wynika, że do najczęstszych naruszeń należą:

• brak wyznaczonego miejsca do przechowywania dokumentów z danymi osobowymi,
• przechowywanie akt osobowych w otwartych regałach,
• brak zamków w szafkach i szufladach z dokumentacją,
• brak procedury „czystego biurka” po zakończeniu pracy.

Wbrew pozorom, problem dotyczy nie tylko małych firm. Także w dużych korporacjach często brakuje jasnych zasad przechowywania dokumentów fizycznych. Zabezpieczenia IT bywają na najwyższym poziomie, a teczki z danymi pracowników stoją w papierowych segregatorach dostępnych dla każdego.

Jak zabezpieczyć dokumenty fizyczne zgodnie z RODO?

Zasadniczym celem jest ograniczenie dostępu do dokumentów zawierających dane
osobowe tylko do osób uprawnionych. Taki wymóg można realizować poprzez:

• wydzielenie stref archiwizacji (np. osobne pomieszczenia, zamykane wnęki),
• stosowanie szaf, sejfów lub szuflad z zamkami,
• prowadzenie ewidencji dostępu do dokumentacji poufnej,
• stosowanie oznaczeń „dokumenty poufne” na segregatorach i teczkach.

Warto również wdrożyć zasadę czystego biurka – czyli obowiązek chowania dokumentów do zamykanych przestrzeni po zakończeniu pracy
lub opuszczeniu stanowiska. To prosta zasada, która znacząco ogranicza ryzyko naruszenia RODO.

Jakie meble wspierają zgodność z RODO?

W firmach i instytucjach, które pracują z dokumentami zawierającymi dane osobowe, warto zainwestować w odpowiednie meble biurowe –
przede wszystkim metalowe szafy z zamkiem, które umożliwiają bezpieczne przechowywanie akt, segregatorów i kartotek.

Dobrze zaprojektowana szafa biurowa zgodna z RODO powinna:

• posiadać zamek kluczowy lub cylindryczny z możliwością przekazania klucza tylko
  upoważnionym osobom,
• być wykonana z materiałów odpornych na uszkodzenia mechaniczne,
• mieć możliwość wydzielenia stref (np. poprzez wewnętrzny sejf lub oddzielne
  komory),
• umożliwiać łatwą organizację dokumentów (np. półki na dokumenty A4, prowadnice
  pod kartoteki).

Przykłady takich rozwiązań znajdziesz w ofercie szaf biurowych i aktowych w sklepie MegaMarket. Dostępne modele różnią się rozmiarami, systemami zamykania i funkcjonalnością – dzięki czemu można je dopasować zarówno do dużych archiwów, jak i małych biur.

Uwaga praktyczna: czy szuflada w biurku wystarczy?

Podczas audytów często pojawia się pytanie: czy zamykana szuflada biurka spełnia wymogi RODO? W niektórych przypadkach – tak.
Jeśli biurko znajduje się w zamkniętym pokoju, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby, a dokumenty są zamknięte w szufladzie, można to uznać za minimalne zabezpieczenie.
Ale jeśli stanowisko pracy znajduje się w open space, w punkcie obsługi klienta lub w recepcji – lepszym rozwiązaniem będzie zabezpieczenie danych
w dedykowanej szafie biurowej z zamkiem. To prosty sposób na ograniczenie ryzyka i zapewnienie zgodności z przepisami.

Zorganizuj biuro zgodnie z RODO – to prostsze, niż myślisz.

Nie każda firma potrzebuje pancernych sejfów. Często wystarczą odpowiednio zaprojektowane i dobrze zorganizowane szafy biurowe.
Na rynku dostępne są modele, które nie tylko spełniają normy dotyczące zabezpieczeń, ale także ułatwiają codzienną organizację dokumentacji –
np. poprzez regulowane półki, ukryte schowki czy wzmocnioną konstrukcję.
Oferta szaf aktowych i szafek z linii Mega-M w sklepie MegaMarket obejmuje rozwiązania dostosowane do różnych branż – od działów kadr i HR, przez kancelarie prawne, aż po placówki medyczne i edukacyjne.

PODSUMOWANIE

RODO to nie tylko przepisy dotyczące systemów IT – to także realna odpowiedzialność za sposób przechowywania danych osobowych w formie papierowej. Wdrożenie prostych, ale skutecznych środków, takich jak zamykane szafy, procedury ograniczonego dostępu czy zasada czystego biurka,
może uchronić firmę przed poważnymi konsekwencjami.
Dbanie o bezpieczeństwo dokumentów to nie tylko wymóg prawny – to także wyraz profesjonalizmu i troski o zaufanie klientów.
Warto zacząć od podstaw – np. wymiany otwartych regałów na zamykane szafy – by stworzyć środowisko pracy zgodne z przepisami i bezpieczne
na co dzień.

Checklista: zgodność z RODO w zakresie dokumentów papierowych.

✔ Audyt obecnego sposobu przechowywania dokumentacji.

• Czy dokumenty leżą na biurkach po godzinach pracy?
• Czy są przechowywane w otwartych regałach lub kartonach?

✔ Wyznaczenie odpowiednich stref przechowywania danych osobowych.

• Oddzielne miejsce na dokumentację poufną.
• Dostęp tylko dla uprawnionych pracowników.

✔ Wybór odpowiednich mebli biurowych.

• Zamykane szafy metalowe lub z wbudowanym sejfem.
• Szafy odporne na uszkodzenia i nieautoryzowane otwarcie.
• Możliwość oznaczenia stref dostępu.

✔ Wdrożenie zasad organizacyjnych.

• Zasada czystego biurka – chowanie dokumentów po zakończeniu pracy.
• Obowiązek zamykania szaf i szuflad z dokumentacją.
• Oznaczenia na dokumentach zawierających dane osobowe.

✔ Szkolenie pracowników.

• Jakie dokumenty podlegają ochronie?
• Jak prawidłowo przechowywać i niszczyć dokumenty papierowe?
• Jak zgłaszać potencjalne naruszenia?

✔ Monitorowanie i aktualizacja procedur.

• Regularne kontrole wewnętrzne.
• Bieżące dopasowywanie rozwiązań do potrzeb i zmian w przepisach.